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Neue Spesenkategorie erstellen

Ziel​

Eine Spesenkategorie hinzufügen, die Mitarbeiter beim Einreichen von Spesen auswählen können, mit einer Buchungsregel, die sie dem korrekten Sachkonto zuordnet.

Voraussetzungen​

  • Mindestens eine Buchungsgruppe muss mit dem gewünschten Sachkonto vorhanden sein — konfigurieren Sie dies in der Buchungsgruppen-Einrichtung, bevor Sie die Kategorie erstellen
  • Entscheiden Sie, ob die Kategorie Gästeerfassung, Projektpflicht oder Inland-nur-Regeln benötigt

Schritte​

1. Kategorie erstellen​

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Übersicht den Eintrag Spesenkategorien → New
  2. Füllen Sie die allgemeinen Felder aus:
    • Code — kurze Kennung (z. B. MEALS, HOTEL)
    • Beschreibung — was Mitarbeiter im Portal und in der App sehen
    • Sortierungsreihenfolge — lassen Sie 0 für alphabetische Reihenfolge, oder geben Sie eine Zahl ein, um die Position in der Liste zu steuern
  3. Aktivieren Sie optionale Schalter bei Bedarf:
    • Gäste eingeben — erlaubt Mitarbeitern, Gästenamen in dieser Kategorie einzugeben
    • Gäste erforderlich — erfordert Gästenamen, bevor die Spese eingereicht werden kann
    • Projekt erforderlich — erfordert die Auswahl eines Projekts

2. Buchungseinrichtung hinzufügen​

Jede Kategorie benötigt mindestens ein Buchungseinrichtung, um das Sachkonto zu definieren.

  1. Klicken Sie im Abschnitt Buchungseinrichtung auf Neu
  2. Wählen Sie die Buchungsgruppe aus, die die Sachkonten für diese Kategorie enthält
  3. Setzen Sie Als Standard verwenden, wenn dies die Rückfallebene sein soll
  4. Schränken Sie die Regel optional mit Kriterien ein:
    • Inland — gilt nur, wenn das Spesenland dem Heimatland des Unternehmens entspricht
    • Regioncodes — gilt nur für bestimmte Regionen
    • Mit Gästen — gilt nur, wenn Gastinformationen vorhanden sind
    • Hat Projekt — gilt nur, wenn ein Projekt verknüpft ist

Mehrere Buchungseinrichtungs auf derselben Kategorie ermöglichen es, eine Kategorie je nach Spesendetails auf verschiedene Sachkonten zu buchen.

3. Sichtbarkeit bei Bedarf einschränken​

Neue Kategorien sind standardmäßig für alle Mitarbeiter sichtbar. Wenn die Kategorie nur für bestimmte Gruppen gelten soll, blenden Sie sie in den Profilen aus, die sie nicht sehen sollen:

  1. Öffnen Sie Mitarbeiterprofile
  2. Suchen Sie für jedes Profil, das keinen Zugang zu dieser Kategorie haben soll, die Kategoriezeile und aktivieren Sie Ausblenden

Tun Sie dies nur für Profile, bei denen die Kategorie nicht relevant ist — lassen Sie alle anderen Profile unverändert.

Was zu prüfen ist​

  • Eine Testspese mit der neuen Kategorie einreichen und bestätigen, dass die Sachkontobuchung das erwartete Konto belastet
  • Bestätigen, dass die Kategorie im Portal für einen Testmitarbeiter mit dem relevanten Profil erscheint

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