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Neuen Mitarbeiter hinzufügen

Ziel​

Einen neuen Mitarbeiter in Business Central anlegen und ihn für Expense Management aktivieren.

Schritte​

1. Mitarbeiterdatensatz erstellen und TEM aktivieren​

Option A - Manuell

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Employees → + New
  2. Füllen Sie die Standard-Business-Central-Mitarbeiterfelder aus (Name, E-Mail usw.)
  3. Öffnen Sie die Registerkarte Expense Management und klicken Sie auf Configure for TEM, um den Einrichtungsassistenten zu starten
  4. Arbeiten Sie die Assistentenschritte durch:
    • Wählen Sie Employee Posting Group und Employee Profile
    • Weisen Sie eine Portal-Anmeldung zu oder erstellen Sie eine (siehe Anmeldungen erstellen)
    • Weisen Sie den Approver zu, der die Spesen dieses Mitarbeiters prüft
    • Aktivieren Sie optional Send Welcome Email im letzten Schritt

Option B - Copilot-Import

Wenn der Mitarbeiter noch nicht in Business Central vorhanden ist, können Sie mit Copilot den Datensatz aus einem Lohnabrechnungsexport oder einer CSV-Datei erstellen, anstatt Felder manuell einzugeben:

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Employees
  2. Klicken Sie auf die Copilot-Importaktion und hängen Sie Ihre CSV- oder Excel-Datei an (typischerweise aus Ihrem Lohnabrechnungssystem exportiert)
  3. Copilot ordnet die Dateispalten den Mitarbeiterfeldern zu - prüfen Sie die Vorschläge
  4. Wenn die Zuordnung angepasst werden muss, geben Sie eine Korrekturanfrage ein und klicken Sie auf Regenerate
  5. Klicken Sie auf Add Employees, um die Datensätze zu erstellen

Fahren Sie nach dem Import mit Schritt 2 (zusätzliche Einrichtung) unten fort.

Verwenden Sie Multi-Entity Management (MEM)? Setzen Sie das Feld Business Central User auf jeder Portal-Anmeldung - die MEM-Entitätsfilterung stützt sich darauf. Siehe Multi-Entity Management.

2. Zusätzliche Mitarbeitereinrichtung abschließen​

Öffnen Sie nach dem Assistenten die Mitarbeiterkarte und setzen Sie bei Bedarf Erstattungsfelder:

FeldWann erforderlich
Alt. No. For File ExportFile-Export-Erstattungsmethode - wenn das Lohnsystem eine andere Mitarbeiter-ID verwendet
Vendor No. For ReimbursementVendor-Export-Erstattungsmethode

Was zu prüfen ist​

  • Mitarbeiter kann sich beim Portal oder der mobilen App anmelden
  • Eine eingereichte Spese wird an den korrekten Genehmiger weitergeleitet
  • Das Mitarbeiterprofil ist korrekt - prüfen Sie, ob die sichtbaren Kategorien dem entsprechen, was der Mitarbeiter benötigt

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