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Schritt 02 - Expense Management-Konfigurationsassistenten ausführen

Zweck​

Konfiguriert die grundlegenden TEM-Einstellungen: Nummernserien für alle Datensatztypen, Aktivierung des Kilometergelds, Aktivierung der Spesenberichte, Benachrichtigungsfrequenz und anfängliche Berechtigungen. Dies ist der schnellste Weg zu einer funktionierenden Basiskonfiguration.

Voraussetzungen​

  • Schritt 01 muss abgeschlossen sein - der Assistent startet am Ende von Schritt 01 automatisch
  • Falls der Assistent nicht automatisch gestartet ist: Suchen Sie in Business Central nach Setup (TEM), wählen Sie dann Setup Wizard aus der Aktionsleiste

Schritte​

  1. Klicken Sie auf Next, um zu beginnen

  2. Number Series - wählen Sie für jeden Datensatztyp entweder eine vorhandene Business-Central-Nummernserie, erstellen Sie eine neue, oder wählen Sie Use default No. Series, damit TEM automatisch eine generiert. Nummernserien steuern, welche Module aktiv sind: Ein Modul wird durch Zuweisung einer Nummernserie aktiviert und durch Löschen deaktiviert. Die Schalter Use Mileage und Use Expense Reports in den folgenden Schritten funktionieren genauso - sie weisen die Nummernserie für diese Module zu oder löschen sie.

  3. Mileage Setup

    • Use Mileage - aktivieren, wenn Ihre Organisation Mitarbeiterfahrten mit Auto, Fahrrad oder anderen privaten Fahrzeugen erstattet
    • Account - wählen Sie das Sachkonto für die Kilometergeld-Buchung
    • Mileage Unit - wählen Sie km oder Meilen
    • Klicken Sie auf Next

  4. Expense Report Setup

    • Use Expense Reports - aktivieren, um Mitarbeitern zu erlauben, mehrere Spesen in einem einzelnen Bericht zu gruppieren (empfohlen). Wenn deaktiviert, werden Spesen einzeln eingereicht und genehmigt
    • No. Series for Expense Report - wählen oder generieren Sie eine Nummernserie
    • Klicken Sie auf Next

  5. Notifications - legen Sie die Häufigkeit für tägliche Zusammenfassungs-E-Mails und Erinnerungs-E-Mails fest (für nicht eingereichte Entwürfe, fehlende Company Card-Belege und ausstehende Genehmigungen). Klicken Sie auf Next

  6. Grant Permission

    • Weisen Sie Business-Central-Benutzern zu, die Spesen anzeigen, verarbeiten und buchen können
    • Weisen Sie TEM-Administrator-Benutzer zu
    • Klicken Sie auf Next

  7. Klicken Sie auf Finish - TEM läuft jetzt mit einer Basiskonfiguration

Wichtige Entscheidungen​

Expense Reports ein oder aus - das Aktivieren von Expense Reports ermöglicht Mitarbeitern, die Spesen einer Reise gemeinsam zu gruppieren, was die Genehmigungsprüfung vereinfacht. Deaktivieren bedeutet, dass jede Spese eine eigenständige Einreichung ist; dies kann für häufig Reisende mehr Genehmigungslärm erzeugen.

Standard-Nummernserien - TEM-generierte Standards zu verwenden ist in Ordnung. Wenn Ihre Organisation eine bestimmte Nummerierungsrichtlinie hat (z. B. alle Serien müssen mit einem Präfix beginnen), erstellen Sie die Serien zuerst in Business Central und wählen Sie sie hier aus.

Prüfen​

Öffnen Sie nach dem Abschluss Truvio Expense Management - Overview in Business Central. Wenn der Assistent erfolgreich abgeschlossen wurde, zeigt der Abschnitt Basic Setup die von Ihnen konfigurierten Nummernserien.

Weiter​

→ Schritt 03 - Buchungsgruppen

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