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Schritt 06 - Mitarbeiter

Zweck​

Jeder TEM-Benutzer benötigt eine Business Central Employee Card und eine entsprechende AppsForDynamics365-Portal-Anmeldung. Dieser Schritt erstellt diese Datensätze und verknüpft sie, damit sich Mitarbeiter anmelden, Spesen einreichen und korrekt erstattet werden können.

Voraussetzungen​

  • Ein Standard-Mitarbeiterprofil wird mitgeliefert, Profile sind also optional - siehe Mitarbeiterprofile einrichten zur Anpassung
  • Jedem Mitarbeiter wird hier ein Genehmiger zugewiesen; benutzerdefinierte Genehmigungsrichtlinien sind optional - siehe Genehmigungsrichtlinien einrichten
  • Bei Erstattung über Vendor Export: Jeder Mitarbeiter muss einen verknüpften Kreditorendatensatz in Business Central haben. Der Mitarbeiter wird über einen ihn repräsentierenden Kreditor erstattet - dies leitet die Auszahlung über den Standard-Kreditorenzahlungsfluss (Kreditorenbuchhaltung)

Schritte​

Option A - Mitarbeiter in Masse hinzufügen (empfohlen für die Ersteinrichtung)​

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Employees
  2. Wählen Sie im Menü Expense Management den Eintrag Add Multiple
  3. Für jede Mitarbeiterzeile: setzen Sie Email, wählen Sie eine AppsForDynamics365 login (oder erstellen Sie eine mit Create AppsForDynamics365 Login), weisen Sie einen Approver zu und setzen Sie ein Häkchen bei Selected
  4. Klicken Sie auf Add TEM to Selected → bestätigen

Tipp: Verwenden Sie die Copilot-Funktion, um Mitarbeiter aus einer CSV- oder Excel-Datei zu importieren, die aus Ihrem Lohnabrechnungssystem exportiert wurde. Starten Sie auf der Employees-Seite den Copilot-Assistenten und laden Sie die Datei hoch; er ordnet Spalten zu und bereitet die Datensätze zur Erstellung vor.

Option B - Einen einzelnen neuen Mitarbeiter hinzufügen​

  1. Wählen Sie in Employees den Eintrag + New und füllen Sie die Felder der Business Central Employee Card aus
  2. Wählen Sie im Kopfmenü Expense Management → Configure for TEM
  3. Im Assistenten: Employee Profile zuweisen, eine AppsForDynamics365 Login erstellen oder verknüpfen, einen Approver zuweisen, optional eine Willkommens-E-Mail senden

Nach dem Hinzufügen - jeden Mitarbeiterdatensatz vervollständigen​

Öffnen Sie jede Mitarbeiterkarte und scrollen Sie zum Abschnitt Expense Management, um folgende Felder zu setzen:

  • Employee Profile - das zugewiesene Profil steuert sichtbare Kategorien und Genehmigungsrichtlinien
  • Vendor No. For Reimbursement - erforderlich, wenn die Erstattungsmethode auf Vendor gesetzt ist (Schritt 07)
  • Alt. No. For File Export - erforderlich bei Verwendung des Lohnabrechnungsdatei-Exports, wenn das Lohnsystem eine andere Mitarbeiternummer verwendet

Portal-Anmeldungen​

Jeder Mitarbeiter benötigt eine Portal-Anmeldung, um auf das TEM-Web-Portal und die mobile App zuzugreifen. Portal-Anmeldungen werden in Cloud Configuration verwaltet - siehe Anmeldungen erstellen.

Wichtige Entscheidungen​

Microsoft login vs. Benutzername/Passwort - wird auf Unternehmensebene in Schritt 01 festgelegt. Siehe Authentifizierung.

Genehmigerzuweisung - jeder Mitarbeiter muss einen Genehmiger haben, es sei denn, die automatische Genehmigung ist in seinem Profil aktiviert. Der Genehmiger muss ebenfalls ein TEM-Benutzer sein (mit eigener Employee Card und Portal-Anmeldung).

Erstattung über Kreditor - bei der Methode Vendor Export (Schritt 07) wird der Mitarbeiter über einen mit ihm verknüpften Kreditorendatensatz erstattet, daher ist das Feld Vendor No. Pflicht. Jeder solche Mitarbeiter wird zusätzlich als Kreditor in Business Central angelegt, ausschließlich um die Erstattung über den Kreditorenzahlungsfluss abzuwickeln. Fehlt die Vendor No., wird die Erstattungsverarbeitung blockiert.

Prüfen​

Verwenden Sie Expense Management → Essential Fields aus der Employee-Liste, um alle Mitarbeiter mit fehlenden Pflichtfeldern rot hervorgehoben zu sehen. Beheben Sie alle Lücken, bevor Sie fortfahren.

Senden Sie jedem Mitarbeiter eine Willkommens-E-Mail (Aktion Send Welcome Email) und bestätigen Sie, dass er sich beim Portal anmelden kann.

Weiter​

→ Schritt 07 - Erstattung

Felddetails​