Felder und Buchungseinrichtung

Der Kern einer Spesenkategorie: die Felder, die steuern, wie Mitarbeiter Spesen in dieser Kategorie erfassen, und die Posting-Setup-Zeilen, die bestimmen, auf welche Buchungsgruppe jede Spese gelangt.

Bemerkenswerte Felder

Eine Kategorie wird durch ihren Code und die Description identifiziert, die Mitarbeiter sehen, wenn sie in der App oder im Portal eine Kategorie auswählen. Sort order legt ihre Position in dieser Liste fest - 0 (der Standard) sortiert alphabetisch; ein numerischer Wert ergibt eine benutzerdefinierte Reihenfolge. Die übrigen Felder verändern das Verhalten von Spesen und sind aus ihren Bezeichnungen nicht offensichtlich:

Feld	Beschreibung
Input Guests	Erlaubt Mitarbeitern, Gastinformationen bei Spesen in dieser Kategorie zu erfassen - verwendet für Mahlzeiten und Bewirtung.
Guests mandatory	Blockiert das Einreichen, bis Gastinformationen eingegeben wurden. Nur verfügbar, wenn Input Guests aktiviert ist.
Require Company Name for Guests	Erfordert sowohl einen Namen als auch eine Firma für jeden Gast. Nur verfügbar, wenn Guests mandatory aktiviert ist, und nur wirksam, wenn die SmartExtract-Option „extract name/company from guest" in der TEM Setup aktiviert ist.
Project mandatory	Blockiert das Einreichen, bis ein Projekt (und eine Aufgabe) ausgewählt wurde. Wird nur angezeigt, wenn Projekte in der TEM Setup aktiviert sind.

Buchungseinrichtung

Eine Kategorie hat eine oder mehrere Posting-Setup-Zeilen, die bestimmen, auf welche Buchungsgruppe eine Spese gelangt. Wenn eine Spese eingereicht wird, werden nur die Zeilen berücksichtigt, deren Kriterien zu ihren Details passen - Land, Region, Projekt, Gäste, Mitarbeiterprofil; Order entscheidet, welche der passenden Zeilen verwendet wird. Wenn keine passt, gilt die als Standard markierte Zeile.

Feld	Beschreibung
Order	Die Reihenfolge, in der Zeilen beim Abgleich einer Spese ausgewertet werden.
Use as default	Kennzeichnet die Fallback-Zeile, die verwendet wird, wenn keine andere Zeile passt. Genau eine Zeile ist der Standard - das Aktivieren hier deaktiviert es bei der vorherigen Standardzeile.
Domestic	Passt nur auf Spesen, die im Heimatland des Mitarbeiters anfallen. Das Aktivieren leert Region Code.
Region Code	Passt nur auf Spesen, die in der angegebenen Region anfallen. Wird nur angezeigt, wenn Regionen definiert sind, und ist nur bearbeitbar, wenn Domestic deaktiviert ist.
Employee Profile	Passt nur auf Mitarbeiter mit dem ausgewählten Profil. Wird nur angezeigt, wenn mehr als ein Profil existiert.
Has Project	Passt nur auf Spesen, die mit einem Projekt verknüpft sind. Wird nur angezeigt, wenn Projekte aktiviert sind.
With Guests	Passt nur auf Spesen, die Gastinformationen enthalten.
Posting Group	Die Buchungsgruppe, die angewendet wird, wenn die Zeile ausgewählt ist - sie legt das Sachkonto und die Steuerbuchung fest.
Split By Employees	Teilt die Spese auf die aufgeführten Mitarbeiter auf, wenn die Zeile angewendet wird.

Die Zeile zeigt außerdem das Sachkonto der gewählten Buchungsgruppe, die Buchungsgruppen für Geschäft/MwSt. sowie die Steuerfelder schreibgeschützt zur Bestätigung an - siehe Buchungsgruppen für diese Werte.

SmartExtract wird pro Zeile konfiguriert: Wählen Sie eine Zeile aus und verwenden Sie dann die Aktion SmartExtract, um Split, Classification oder Deferral einzurichten. Eine konfigurierte Zeile wird gekennzeichnet, sodass Sie auf einen Blick erkennen, welche Zeilen SmartExtract-Regeln tragen. Siehe SmartExtract.

Kartenaktionen

Aktion	Funktion
Dimensions	Standard-Dimensionswerte festlegen, die auf Spesen in dieser Kategorie angewendet werden. Siehe Dimensionen.
Additional fields	Aktiviert pro Kategorie die in Additional Fields definierten zusätzlichen Felder - wählen Sie die Aktion und markieren Sie die Felder, die auf dem Spesenerfassungsbildschirm dieser Kategorie angezeigt werden sollen.

Verwandte Themen

• Referenz: Spesenkategorien
• Konzept: Buchung und Sachkonto
• Bewährte Methoden: Spesenkategorien gestalten