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Schritt 07 - Erstattung

Zweck​

Konfiguriert, wie genehmigte Spesen, Kilometergeld und Tagegeld nach der Buchung an Mitarbeiter ausgezahlt werden. TEM unterstützt drei Methoden: direkte Zahlung über das Business-Central-Payment-Journal, Dateiexport an einen Lohnabrechnungsanbieter oder Zahlung über einen Business-Central-Kreditorendatensatz, der dem Mitarbeiter zugewiesen ist.

Voraussetzungen​

  • Schritt 04 abgeschlossen - das Erstattungsjournal verwendet Ausgleichskonten
  • Schritt 06 abgeschlossen - bei Verwendung von Vendor Export muss jeder Mitarbeiter einen verknüpften Kreditorendatensatz haben (der Mitarbeiter wird über einen ihn repräsentierenden Kreditor erstattet), gesetzt als Vendor No. auf der Mitarbeiterkarte

Schritte​

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Reimbursement (unter dem Abschnitt Posting Setup)

General

  • Gen. Jnl. Template Name / Batch Name - wählen Sie die Journalvorlage und den Batch für Erstattungen (Standard Business Central)
  • Default Payment Method Code - die standardmäßig angewendete Zahlungsmethode
  • Summarize Per Expense Report - wenn aktiviert, werden alle Spesen eines Berichts zu einer Erstattungszeile pro Bericht zusammengefasst

File Export (bei Verwendung der Dateiexport-Methode)

  • Wählen Sie ein File Format - Generic XML ist der Standard; klicken Sie auf die Auslassungspunkte für andere Formate (z. B. lohnabrechnungsspezifisch)
  • Configure File Export - ordnen Sie Spesentypen Lohnarten zu, die Ihr Lohnabrechnungsanbieter verwendet

Für jeden Transaktionstyp (Expense, Mileage, Per Diem) separat konfigurieren:

  • Reimburse Via

    • Payment Journal - Erstattung innerhalb Business Central abgewickelt (am häufigsten)
    • File Export - Datei für einen externen Lohnabrechnungsanbieter exportieren
    • Vendor Export - erstellt einen Kreditorenzahlungseintrag für den verknüpften Kreditorendatensatz des Mitarbeiters

  • Detail Level

    • Summarize - eine Zahlung pro Mitarbeiter pro Lauf
    • One Each Line - eine Zahlung pro einzelner Spesenzeile

Wichtige Entscheidungen​

Payment Journal vs. File Export vs. Vendor - wenn Lohnabrechnung und Spesenerstattung in Ihrer Organisation getrennt sind, vermeidet File Export die Doppelerfassung. Wenn die Erstattung nur über die Lohnabrechnung erfolgt, verknüpft Vendor Export mit dem Kreditorenzahlungsablauf von Business Central. Payment Journal ist am einfachsten, wenn Erstattungen direkt in Business Central abgewickelt werden. Siehe Auswahl der Erstattungsmethode.

Summarize vs. One Each Line - Summarize erzeugt weniger Zahlungseinträge (einfacher für den Mitarbeiter beim Kontoauszugsabgleich), aber weniger granulare Details im Journal. One Each Line bietet vollständige Rückverfolgbarkeit, aber mehr Zahlungseinträge.

Konfiguration pro Typ - Sie können verschiedene Methoden für Expenses vs. Mileage vs. Per Diem verwenden. Dies ist nützlich, wenn Kilometergeld über die Lohnabrechnung, reguläre Spesen aber über das Zahlungsjournal abgewickelt werden.

Prüfen​

Verarbeiten Sie nach dem Buchen einer Testspese einen Test-Erstattungslauf. Bestätigen Sie, dass der Journaleintrag mit dem korrekten Betrag und Konto erscheint.

Weiter​

Die Grundeinrichtung ist abgeschlossen.

→ Ihre erste Spese

Optionale Funktionen - Kilometergeld, Tagegeld und Firmenkarten - werden über den Bereich Configuration eingerichtet: Kilometergeld einrichten, Tagegeld einrichten (Pro), Firmenkarten einrichten (Pro).

Felddetails​