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Privaten Kartenbeleg bearbeiten

Wenn ein Mitarbeiter eine Firmenkarte für einen persönlichen Einkauf verwendet, markiert er die Spese beim Einreichen im Portal oder in der mobilen App als privat. Die Spese gelangt dann in Business Central zur Verarbeitung.

Die Finanzabteilung kann eine Spese auch manuell über Set as private use auf der Spesenkarte in Business Central als privat markieren, wenn der Mitarbeiter dies nicht getan hat.

Set as private use

So funktioniert die Buchung bei privatem Verbrauch​

Das Buchen einer Spese mit privatem Verbrauch erzeugt zwei Buchungssätze:

Erste Buchung - wie eine reguläre Kartenspese:

Dr  [Expense GL account]        (from the expense category's Posting Group)
    Cr  [Card liability account]    (from Balance Type on the Agreement)

Dadurch ist das Firmenkartenbilanzkonto korrekt und die Kartenabrechnung kann wie gewohnt bezahlt werden.

Zweite Buchung - Stornierung des privaten Verbrauchs:

Dr  [Employee balance]
    Cr  [Expense GL account]        (returns the amount to the category GL)

Dies storniert die Unternehmensausgabe und überträgt den Betrag auf den Saldo des Mitarbeiters, was festhält, dass der Mitarbeiter dem Unternehmen die private Ausgabe schuldet.

Das Nettoergebnis: Die Kartenhaftung ist für die Zahlung intakt, das Spesen-Sachkonto saldiert auf null, und der Mitarbeiter hat einen negativen Saldo für den privaten Betrag.

Voraussetzungen​

  • Der Mitarbeiter muss die Spese eingereicht und als privat markiert haben, oder die Finanzabteilung muss sie manuell über Set as private use auf der Spesenkarte als privat markieren

Schritte​

1. Spese in Business Central finden​

Öffnen Sie die Spesenliste in Business Central. Spesen mit privatem Verbrauch sind bereit zur Verarbeitung und hier neben regulären Spesen sichtbar.

2. Spese buchen​

Buchen Sie die Spese über den normalen Buchungsablauf. TEM erstellt beide Buchungssätze automatisch.

3. Betrag zurückfordern​

Der private Betrag verbleibt im Saldo des Mitarbeiters und kann auf zwei Wegen zurückgefordert werden:

MethodeVorgehensweise
Von der Erstattung abziehenBei der Verarbeitung der nächsten Erstattung des Mitarbeiters wird der private Betrag von der Auszahlung abgezogen
Lohnabrechnungsexport-AbzugDen privaten Betrag als Abzug im Lohnabrechnungsexport einschließen, sodass er über die nächste Gehaltszahlung des Mitarbeiters einbehalten wird

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