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Importdefinitionen

Importdefinitionen teilen Expense Management mit, wie eine Firmenkarten-Kontoauszugsdatei gelesen werden soll - welche Spalten welche Daten enthalten -, damit Transaktionen importiert und abgeglichen werden können. Definieren Sie eine für jedes Dateilayout, das Ihre Kartenanbieter liefern, und weisen Sie sie dann der entsprechenden Firmenkarten-Vereinbarung zu.

Excel-Importdefinitionen​

Die Seite Excel-Importdefinitionen ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie Daten aus einer Excel-Kontoauszugsdatei zugeordnet und in Expense Management importiert werden. Auf dieser Seite konfigurieren Sie Spaltenzuordnungen und Importregeln, damit das System die Firmenkartenspesendaten korrekt lesen und verarbeiten kann.

Neue Excel-Importdefinition erstellen

  1. Wählen Sie auf der Seite Truvio Expense Management - Overview im Abschnitt Company Card den Eintrag Excel Import Definition.

  2. Wählen Sie +New, um eine neue Vereinbarung zu erstellen.

  3. General (Code und Description identifizieren die Importdefinition)

    • Header Line Before Transactions: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Excel-Datei eine Kopfzeile enthält.
    • Caption for First Header Column: Geben Sie die Beschriftung ein, die in der ersten Spaltenüberschrift angezeigt werden soll.
    • Date Order: Wählen Sie das in der Datei verwendete Datumsformat.
    • Payment is Shown as a Negative Amount: Aktivieren Sie diesen Parameter, wenn der Zahlungsbetrag in der Datei negativ dargestellt wird.
    • Text to strip from Description: Sie können Text definieren, der während des Imports aus Transaktionsbeschreibungen entfernt werden soll.

  4. Map Fields to Excel Columns - In diesem Abschnitt geben Sie an, welche Spalten in Ihrer Excel-Datei den Feldern in Expense Management entsprechen. Die Zuordnung stellt sicher, dass das System die Daten korrekt lesen und importieren kann.

    Geben Sie für jedes Feld den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabelle ein, der diese Daten enthält (Card Number, Card Holder, Transaction Date, Transaction Amount, Billing Amount, Description sowie optionale Felder Currency, Country, MCC, MCC Description, Unique Reference und Invoice No.).

    Excel import field mapping

    Einige Zuordnungen sind besonders zu beachten:

    • Transaction Amount vs Billing Amount: Der Transaction Amount ist in der Währung des Kauforts (möglicherweise Fremdwährung); der Billing Amount ist derselbe Kauf in der Landeswährung Ihres Unternehmens, wie vom Anbieter abgerechnet. Bei Inlandskäufen sind beide gleich.
    • Billing Amount (Credit): Ordnen Sie dieses Feld zu, wenn die Datei separate Soll- und Habenspalten statt vorzeichenbehafteter Beträge verwendet.
    • Unique Reference: Ordnen Sie dieses Feld zu, wenn die Datei eine Transaktionsreferenz enthält - dies verbessert den Abgleich und verhindert doppelte Importe.

  5. Weisen Sie die Excel-Importzuordnung der entsprechenden Firmenkarten-Vereinbarung zu.

CSV-Importdefinitionen​

CSV-Importdefinitionen funktionieren genauso wie Excel-Importdefinitionen, aber für CSV-Dateien. Verwenden Sie diese Option, wenn Ihr Firmenkarten-Anbieter Transaktionen als CSV-Datei statt als Excel-Datei liefert.

Neue CSV-Importdefinition erstellen

  1. Wählen Sie auf der Seite Truvio Expense Management - Overview im Abschnitt Company Card den Eintrag CSV Import Definition.
  2. Wählen Sie +New, um eine neue Definition zu erstellen.
  3. Konfigurieren Sie die General-Felder und Map Fields to CSV Columns auf dieselbe Weise wie eine Excel-Importdefinition (siehe oben).
  4. Weisen Sie die CSV-Importdefinition der entsprechenden Firmenkarten-Vereinbarung zu und setzen Sie Import Source auf CSV.

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