Erste Schritte mit TruvioSense

Diese Anleitung führt Sie durch die Installation und Einrichtung von TruvioSense in Ihrer Business Central-Umgebung.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central Version 26.0 oder höher
  
• ExFlow - Erweiterung zur Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung installiert
  
• Administratorzugriff auf Business Central
  
• Mindestens 3–6 Monate historische Rechnungsdaten für beste Ergebnisse
  

IT-Admin Einrichtungsanleitung

Der erste Abschnitt dieser Anleitung richtet sich an IT-Administratoren, die einen Microsoft Entra-Mandanten für die Truvio Core API-Integration vorbereiten.

Um eine sichere Kommunikation zwischen dem TruvioSense KI-Dienst zu ermöglichen, muss ein dedizierter Dienstbenutzer erstellt werden.

Bevor sich der Dienstbenutzer anmelden kann

Bevor sich der Dienstbenutzer vom ERP bei der Core API anmelden kann, muss ein IT-Administrator: 1.Sicherstellen, dass ein dedizierter Dienstbenutzer in Microsoft Entra ID existiert, der zur Authentifizierung vom ERP verwendet wird.
2.Mandantenweite Administratoreinwilligung für die Truvio Entra-Anwendung erteilen.
3.Die App-Rolle Truvio.SubscriptionService dem Dienstbenutzer zuweisen.

Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann das Dienstkonto verwendet werden, um sich vom ERP aus bei der Core API anzumelden.

Voraussetzungen

• Ein Konto mit der Berechtigung, mandantenweite Administratoreinwilligung für Anwendungen in Microsoft Entra zu erteilen (typischerweise ein Globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen).
  
• Zugriff auf das Azure-Portal mit Rechten zur Verwaltung von Unternehmensanwendungen in Ihrem Mandanten.
  
• Ein Dienstbenutzer in Microsoft Entra ID verfügbar (erstellen Sie einen, falls noch nicht vorhanden).
  

Diese Anleitung beschreibt die Schritte, die ein Microsoft Entra-Administrator abschließen muss, bevor sich ein Benutzer vom ERP bei der Truvio Core API anmelden kann.

Schritt 1: Dienstbenutzer in Entra vorbereiten

Erstellen (oder identifizieren) Sie einen dedizierten Dienstbenutzer in Microsoft Entra ID, der zur Authentifizierung vom ERP bei der Core API verwendet wird.

Der Dienstbenutzer sollte ein Standard-Mitgliedskonto in Ihrem Mandanten sein. Behandeln Sie die Zugangsdaten als gemeinsame Dienstidentität und speichern Sie sie sicher.

Schritt 2: Administratoreinwilligung für die Truvio Entra-Anwendung erteilen

Öffnen Sie als Mandantenadministrator den unten stehenden Einwilligungslink in einem Browser und melden Sie sich mit einem Konto an, das die Berechtigung hat, mandantenweite Einwilligung zu erteilen.

Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen und klicken Sie auf Akzeptieren, um die mandantenweite Einwilligung zu erteilen.

Nach Erteilung der Einwilligung erscheint die Truvio-Anwendung in Ihrem Mandanten unter Microsoft Entra ID -> Unternehmensanwendungen.

Schritt 3: Die App-Rolle Truvio.SubscriptionService dem Dienstbenutzer zuweisen

1.Melden Sie sich im Azure-Portal an. 2.Navigieren Sie zu Microsoft Entra ID -> Unternehmensanwendungen. 3.Suchen und öffnen Sie die Truvio-Anwendung, für die in Schritt 2 die Einwilligung erteilt wurde. 4.Gehen Sie zu Benutzer und Gruppen -> Benutzer/Gruppe hinzufügen. 5.Wählen Sie unter Benutzer den in Schritt 1 erstellten Dienstbenutzer aus. 6.Wählen Sie unter Rolle auswählen die Rolle Truvio.SubscriptionService. 7.Klicken Sie auf Zuweisen.

Nur Prinzipale, denen die App-Rolle Truvio.SubscriptionService zugewiesen wurde, können sich bei der Core API authentifizieren.

Schritt 4: Vom ERP mit dem Dienstkonto anmelden

Alle Schritte außerhalb des ERP-Systems abgeschlossen. Als nächstes geht es zu Business Central.

Erweiterung installieren

1. Öffnen Sie Business Central
   
2. Suchen Sie nach Erweiterungsverwaltung
   
3. Installieren Sie TruvioSense - Coding & Approvals von SignUp Software AB
   
4. Warten Sie, bis die Installation abgeschlossen ist
   
5. Starten Sie Ihre Sitzung neu, wenn Sie dazu aufgefordert werden
   

Datenupgrade und Registrierung durchführen

1. Öffnen Sie TruvioSense - Coding & Approvals Einrichtung
   
2. Klicken Sie auf Zugehörig --> Datenupgrade ausführen, um zu starten.
3. Klicken Sie auf Registrieren und folgen Sie den Schritten.

Unternehmen aktivieren

1. Öffnen Sie TruvioSense - Coding & Approvals Einrichtung
   
2. Für jedes Unternehmen, das Sie aktivieren möchten:
   
   • Setzen Sie Aktiviert auf Ja
     
   • Wählen Sie eine Aufgabenwarteschlangenkategorie für die Hintergrundverarbeitung
     
   • Bestätigen Sie, dass Datenupgrade abgeschlossen Ja anzeigt
     

Beginnen Sie mit einem Unternehmen, um zu überprüfen, ob alles funktioniert, bevor Sie weitere Unternehmen aktivieren.

Kreditoren aktivieren

TruvioSense arbeitet pro Kreditor. Sie wählen, welche Kreditoren aktiviert werden.

Gute Kandidaten:

• Kreditoren mit 20+ historischen Rechnungen
• Regelmäßige, wiederkehrende Rechnungsmuster
• Konsistente Kontierung

Schlechte Kandidaten:

• Einmalige Kreditoren
• Kreditoren mit stark variierenden Rechnungstypen
• Neue Kreditoren ohne Historie

Auf initialen Datenexport warten

Nach der Aktivierung von Kreditoren exportiert das System historische Rechnungen im Hintergrund über die Aufgabenwarteschlange.

Aktivieren Sie Auftragshandler geplant in der TruvioSense - Coding & Approvals Einrichtung.

1. Der Auftragshandler läuft planmäßig (typischerweise alle 1–2 Stunden)
2. Gebuchte Rechnungen von aktivierten Kreditoren werden an den ML-Dienst gesendet
3. Überwachen Sie den Fortschritt auf der Seite TruvioSense Dokumente

Der initiale Export kann je nach Datenvolumen mehrere Stunden dauern. Es ist keine Benutzeraktion erforderlich.

Einrichtung überprüfen

Bestätigen Sie nach einigen Stunden, dass das System funktioniert:

Prüfpunkt	Vorgehensweise
Dokumente exportiert	Öffnen Sie TruvioSense Dokumente — überprüfen Sie Dokumentbild gesendet = Ja
Kreditorenstatus	Öffnen Sie Kreditorenkarten — Status sollte leer sein (keine Fehler)
Aufgabenwarteschlange läuft	Suchen Sie Aufgabenwarteschlangeneinträge — TruvioSense-Auftrag sollte den Status Bereit anzeigen
Vorhersagen verfügbar	Verarbeiten Sie eine neue Rechnung im ExFlow Importbuchblatt und klicken Sie auf Vorhersagen anzeigen (24–48 Stunden nach dem ersten Export abwarten)